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Nous sommes tous de plus en plus occupés. La vie au 21ème siècle ressemble, pour la plupart d’entre nous, à une course contre-la-montre perpétuelle. Pourtant, certaines personnes arrivent mieux que d’autres à bien gérer leur temps et leurs obligations. Comment font-elles pour faire de leur agenda leur meilleur allié ? Voici quelques pistes.

Bon Agenda, bonne gestion du temps

Un bon agenda, une bonne gestion de votre temps

La 1ère chose pour bien gérer son temps, est d’avoir un agenda et un bon. Je veux dire par là un agenda qui vous convient – si vous êtes accro aux TIC, adoptez un agenda électronique mais si cela vous effraye, tenez-vous en à l’agenda papier classique. La technologie, contrairement aux idées reçues, n’est utile que lorsqu’elle vous fait gagner du temps. Si ce n’est pas le cas, abstenez-vous ! N’oubliez jamais ça.

Ensuite, emportez toujours votre agenda avec vous, partout où vous allez. Et mettez tout dedans : obligations professionnelles et vie privée. Avoir deux agendas distincts, comme pourtant certains le conseillent, est le meilleur moyen de créer la confusion et de mélanger vos rendez-vous. Soyez rationnel !

Un semainier efficace

En début de chaque semaine (idéalement le dimanche soir, à défaut le lundi matin), préparez votre agenda de la semaine. Inscrivez-y vos diverses obligations en respectant le principe des « blocs ». Pour être efficace, il est en effet nécessaire de concentrer son énergie sur un « même type d’activités » pendant une certaine période et ne pas se disperser, en faisant des dizaines de choses en même temps. Exemple : vous réservez votre lundi aux réunions avec votre personnel, le mardi pour le travail administratif, etc.

En fin de semaine, évaluez le travail effectué au regard de votre agenda et reportez ce qui doit encore être fait à la semaine suivante. Vous verrez qu’en faisant cette évaluation chaque semaine, sereinement et au calme, vous ferez d’énormes progrès dans la planification de votre temps.

Des objectifs pour chaque jour

Avez-vous déjà vu une course cycliste sans ligne d’arrivée ? Non ! Cela n’existe pas. C’est cette ligne qui représente l’objectif ultime des coureurs, les fait avancer et les motive dans les moments difficiles. Et bien c’est la même chose en ce qui concerne votre agenda.

Chaque jour, dressez une liste des tâches que vous devez accomplir (par ex. passez 5 coups de téléphone, écrire 8 courriers, vous entretenir avec votre directeur, rédiger un rapport de réunion, voir tel client, etc.) et barrez-les au fur et à mesure de leur réalisation. Cela vous donnera à chaque fois un nouvel élan d’énergie et contribuera à vous donner confiance en vous.

Agenda professionnel, pour etablir la liste de vos taches

Fixez des priorités dans votre agenda

C’est une évidence mais qui mérite tout de même d’être rappelée : un agenda n’est efficace que…s’il est respecté. Si vous y inscrirez des tas de choses mais que vous répondez spontanément à toutes sollicitations extérieures, vous n’arriverez jamais au bon de votre programme et votre stress augmentera considérablement.

Fixez-vous des priorités et surtout…des limites. Pas de péché d’orgueil : tout ce qui se passe dans votre entreprise, ne vous concerne pas ! Vous n’êtes pas indispensable partout. Dès lors, si on demande votre aide sur tel dossier et que vous ne pouvez intervenir (pour diverses raisons), dites-le sincèrement.

Autre chose : réservez-vous des périodes de travail en solitaire pendant lesquelles vous demandez à n’être dérangé par personne – et demandez qu’on prenne le téléphone pour vous.

Une discipline permanente

« Les plus grandes batailles que nous livrons, se déroulent en nous-mêmes » dit le proverbe. Cela veut dire que vous devez surtout faire preuve de discipline, pour ne pas vous laisser distraire de vos objectifs (hebdomadaires et journaliers) et rester concentrer sur « ce qui en vaut réellement la peine ».

Et pour cela, rien de tels qu’une bonne définition de fonction et des objectifs personnels clairs et précis. Plus vous saurez ce qu’on attend de vous dans l’entreprise et ce que vous y cherchez, plus vous aurez facile de respecter vos échéances.

Une nuance toutefois : respecter son agenda, ne veut pas dire devenir un « intégriste de la gestion du temps ». Cela veut dire que vous aurez besoin d’une certaine souplesse dans votre planification, sans quoi vous serez encore plus soumis au stress et aux tensions. Soyez donc « intelligemment discipliné », pas rigide à l’excès !

Si vous voulez vraiment savoir comment font ceux qui semblent jongler avec leur agenda, lisez notre e-book « Comment bien gérer mon temps ».